Improvements backlog

Ако при управлението на проектите си използвате някоя agile методология като Scrum например, то можете да се възползвате и лесно да внедрите изключително ефективна система за постоянно подобряване на работната среда. Наричам я Improvements backlog.

Идеята е изключително проста. Вашия екип играе ролята на product owner и дефинира и приоритетизира подобренията, които трябва да направите. Вашата работа е да оцените необходимия ресурс (финансов, организационен или друг), и на базата на това да въвеждате подобренията едно по едно спрямо бюджета, с който разполагате, и приоритетите на екипа.

Подобренията, които екипът може да иска, могат да са от най-различен характер и да изискват финансов ресурс (нова кафе машина, нови монитори, тенис маса), организационен, а понякога дори само времето на един или повече членове на екипа. Например преди около половин година с колегите ми искахме да въведем по-модерна таск-мениджмънт система, тъй като използваната не ни беше удобна. И в двата случая ставаше дума за решение с отворен код, като аргументът в полза на старата беше, че няма да има кой да поддържа новата (но тъй като и старата не се поддържахме, спечелихме).

Като изпълнител, вие можете да определите бюджета – т.е. колко време или средства да се отделят за един месец за подобрения. Ако за даденото нещо са необходими повече пари, отколкото е средния ви  бюджет, то можете да заявите, че изпълнението му ще изисква бюджета за следващите 3, 6 или колкото се падат месеца, и ако бъде прието, в този период няма да се правят подобрения. С тази информация екипът ще прецени дали все още това е най-приоритетно.

Провеждайте веднъж в седмицата планиране на подобренията. Организационно могат да се направят така: всеки от екипа записва своето предложение, и всеки може да гласува за всяко от предложенията. Тези с най-много гласове се представят пред ръководството на събиране, което се провежда веднъж в месеца, и се решава кое ще е нещото, което ще се направи. След като вече имате списък с приоритети, на следващото събиране можете само да попитате дали все още подобрение X е най-приоритетно за екипа. Така няма да губите време в дискусионни срещи, тъй като екипът трябва предварително да е решил кое е с приоритет.

Като с всяко нововъведение, в началото вероятно ще имате повече предложения и ще се губи повече време с обсъждане. Но с времето ще изградите един отворен канал за предложения от служителите към ръководството, и навикът решенията да се взимат в рамките на кратки, фокусирани срещи. Ще се изненадате от какви неща имат нужда служителите ви, и колко често всичко, което им трябва, е позволението сами да си подобрят работата. Понякога да си изберат кафе машина е по-важно от самото й закупуване – така доказвате, че наистина ви е грижа за тяхната удовлетвореност, а не само че харчите определен бюджет за поддържане на мотивацията.

И за да бъде процесът максимално ефективен, винаги назначавайте отговорник за изпълнение на избраното подобрение – в зависимост от неговия характер, това може да е член на екипа, на администрацията или дори лично вие.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *