Обратна връзка

Едно от най-важните неща за служителите е те да получават обратна връзка за работата си. Едва ли има нужда да убеждаваме някой в това. Но как да дадете негативен feedback без да демотивирате служителя? Как положителния наистина да даде положителен ефект? И как мениджърите да получат обратна връзка както от началниците си, така и от своите подчинени?

Някой беше казал: ако искате да дадете градивна критика, премахнете критиката. И наистина, най-ефективния начин за даване на обратна връзка е, когато в нея няма критика. Изяснете намеренията си. Експертите съветват да поискате разрешение от служителя да изкажете обратната си връзка. Нека разгледаме конкретен пример: служител, който никога не проверява правописа на предаваните от него служебни документи. Многократното напомняне няма резултат. Преди да дадете лоша оценка на служителя, уверете се, че сте опитали да му дадете ефективно обратна връзка:

„Може ли да коментираме документа, който ми изпрати последно? Съдържанието е добро, но има правописни грешки. Не ми пречи да ги коригирам, но създават лошо впечатление. Аз познавам работата ти, но някой друг би могъл да те оцени по дрехите – т.е. по грешките в случая. Ако си изградиш навика да пускаш Spell Check преди да изпратиш документа, можеш да си спестиш негативи в бъдеще.“

Когато давате обратна връзка, покажете, че се грижите за развитието на служителя, а не го критикувате за зле свършена работа. Винаги обяснявайте, защо казвате дадено нещо, вместо просто да „забраните“ или да „направите забележка“.  Старайте се да бъдете обективни и в изказа ви да няма оценка, а само споделяне на опит.

Забравете за популярната техника „feedback sandwich“ – положителна, негативна и накрая още една положителна оценка. Освен, че с времето се е доказала като неефективна, тя е разработена в среда, в която обратната връзка се дава на определени интервали от време. А за да е ефективна, обратната връзка трябва да е навременна. В идеалния случай трябва да се случва в реално време, или максимум в рамките на деня, в който е извършено действието, или следващия работен ден. По-добре е ежедневно да отделяте две минути да кажете на служителя впечатленията си от работата му, отколкото да чакате три месеца да се съберат достатъчно теми, за които да говорите, и да провеждате специална сесия. И когато ежедневно давате обратна връзка на служителите си, годишните атестации също ще бъдат по-ефективни – няма да има изненади и вместо да се опитвате да си припомняте отминали събития, ще можете да се фокусирате върху по-голямата картина.

Положителната обратна връзка е добре както да е навременна, така и да е публична. Така давате пример и на останалите служители. Не подценявайте и груповата обратна връзка. Ако екипът ви се е справил чудесно с някоя задача, можете да поздравите целия екип, а не да търсите чии точно са заслугите. А ако не се е справил със задачата, не търсете виновен. Търсете поуките, които можете да научите вие и екипа ви. Когато няма виновен и няма критика, служителите няма нужда да са в защитно положение и обратната връзка може да е много ефективна.

И за да затвърдите важността на даването и получаването на обратна връзка, искайте мнението на служителите си относно вашите действия. Jurgen Appelo предлага 3 въпроса, които мениджърите периодично да задават на своите подчинени: какво да започна да правя, какво да спра да правя и какво да продължа да правя.

Не забравяйте, обратната връзка е изключително важна за новопостъпилите служители – те искат да знаят как се справят. Не чакайте няколко месеца, за да им го кажете.

2 мнения по „Обратна връзка

  1. Съгласи ме почти на 100%.

    Относно сандвича – абе работи, ама май не и в работна среда… А и май спря да работи в работна среда, когато всички разбраха що е то сандвич :). Всъщност в примера, който даваш има елементи на сандвич – (+) съдържанието е добро, (-) но има правописни грешки…

    Другото, в което не съм сигурна е публичната обратна връзка. Аз засега съм с усещането, че ако ще казвам нещо на някого ще е на 4 очи и бих си позволила „публична обратна връзка“ само ако сме се събрали в някакъв формат, в който е ясно, че това може да се очаква… Определено имам задръжки в посока „публичност“ и имам нужда от повече инфо по въпроса. Бих се радвала, ако ти имаш такова, което да споделиш и да обсъдим.

    Освен това усещането ми е, че статията е повече в посока даване на по-скоро негативна обратна връзка. Има ли разлика при даването на позитивна такава?

    Доста ме поразмисли по темата, благодаря! 🙂

    • Привет!

      За елемента на сандвич в примера си права. Това само показва колко много сме свикнали с тази техника. Но проблема при класическия „сандвич“ е, че хората свикват, като им кажеш нещо хубаво, че ще последва нещо лошо. В нашия пример сме се постарали да избегнем напълно критиката и би могъл да прозвучи и просто като „В документа, който ми изпрати, има много правописни грешки. Не ми…“. Целта е тук първо да премахнем критиката и да дадем съвет как да стане по-добре, вместо да посочваме кое е лошо; и второ – да не дадем оценка на работата, а съвет как да бъде още по-добра. Критиката и оценката са двата фактора, които провалят ефективната обратна връзка. Ако човек реши, че го оценяваме по правописните грешни, а не по съдържанието на документа, може да влоши работата си, но да обърне внимание на правописа и да предоставя неща, на които да не можем да направим подобна забележка.

      Вярно е, че съм дал повече примери за негативна обратна връзка, тъй като тя е по-трудна за сервиране.

      Публичността засяга именно позитивната обратна връзка. Какво те притеснява някой да каже пред всички, че си се справил много добре? Някой беше казал: похвалите публично, критиките на четири очи. Макар че ние се опитваме да махнем критиката от обратната връзка, и на теория би трябвало да може да се коментира и публично. Но това много зависи от човека и екипа. Като цяло, бих препоръчал да се спазва правилото – позитивната публично, негативната частно.

      И накрая: трябва да се награждава поведението, а не резултата. Това важи в пълна сила и за положителната обратна връзка. Ако ще хвалиш някого за постиженията, хубаво е да акцентираш на това как ги е постигнал. Иначе фокусираш хората само върху крайния резултат.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *